UBO-register start op 27 september 2020

Vanaf 27 september 2020 zijn veel organisaties verplicht om UBO’s in te schrijven in het zogenaamde UBO-register bij de Kamer van Koophandel. Bestaande organisaties hebben tot 27 maart 2022 de tijd om aan deze registratieplicht te voldoen. Voor nieuwe organisaties is opgave van de UBO een voorwaarde voor het verstrekken van een KvK-nummer. Voldoet een rechtspersoon niet aan de UBO-registratieverplichting dan kunnen er zowel strafrechtelijke als administratiefrechtelijke sancties worden opgelegd. Wat is een UBO en wat is het UBO-register? Voor wie geldt een registratieplicht en welke gegevens kan men inzien en welke gegevens niet? Lees hier de belangrijkste antwoorden.

Wat betekent UBO?

De afkorting UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, ofwel de uiteindelijke belanghebbende van een organisatie. Dit zijn de natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of de uiteindelijke zeggenschap hebben over een organisatie. Het gaat bijvoorbeeld om:

• personen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een B.V.;
• personen met meer dan 25% van de stemrechten;
• personen die de feitelijke zeggenschap over de organisatie hebben.

Wat is het UBO-register?

Het Nederlandse UBO-register gaat deel uitmaken van het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Een deel van de gegevens in het register wordt openbaar. Er is uit op te maken wie de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft over een organisatie.

Waarom komt er een UBO-register?

Het doel van het UBO-register is het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken, corruptie, belastingontduiking, fraude en terrorismefinanciering. Omdat het UBO-register duidelijker maakt wie er uiteindelijke de zeggenschap heeft over organisaties die in Nederland zijn opgericht, kunnen criminelen zich niet meer verschuilen achter juridische entiteiten. Hiernaast kan men beter onderzoeken met wie men wel of geen zaken wil doen.

Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?

De UBO-registratieplicht geldt voor organisaties met de volgende rechtsvormen:

• niet-beursgenoteerde BV’s en NV’s
• stichtingen
• verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid of met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
• onderlinge waarborgmaatschappijen
• coöperaties
• personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
• rederijen
• Europese naamloze vennootschappen (SE)
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
• Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)
• Kerkgenootschappen
• Geen opgaveplicht

Voor wie geldt geen UBO-registratieplicht?

De UBO-registratieplicht geldt niet voor organisaties met de volgende rechtsvormen:

• eenmanszaken
• beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
• verenigingen van eigenaars
• rechtspersonen in oprichting
• verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
• publiekrechtelijke rechtspersonen
• overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Wanneer kunnen de UBO’s van de organisatie worden ingeschreven?

Vanaf 27 september 2020. Alleen de tekenbevoegden binnen je organisatie mogen UBO’s inschrijven. Dit kan online, via een formulier (post) of via de notaris. Tot 27 maart 2022 kan opgave worden gedaan.

Startende organisatie

Startende organisaties moeten hun UBO’s inschrijven tijdens het registratieproces bij de KvK, of bij de notaris. Ze kunnen niet online hun UBO’s inschrijven.

Welke gegevens zijn openbaar?

Een deel van de UBO-gegevens is openbaar. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:

• voor- en achternaam
• geboortemaand en geboortejaar
• nationaliteit
• woonland
• de aard en omvang van het economische belang van de UBO

Vanaf 27 september 2020 kan online een KvK uittreksel UBO-register worden besteld.

Welke gegevens zijn niet openbaar?

Een deel van de UBO-gegevens zijn niet openbaar. Het gaat om:

• BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer
• geboortedag
• geboorteland en plaats
• woonadres
• afschrift identiteitsdocument
• afschriften van documenten m.b.t. aard en omvang van het economisch belang

Buitenlandse rechtspersonen

Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. In Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij de KvK.

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben (‘branch offices’) hebben geen registratieplicht in Nederland. De Ltd of GmbH moet UBO’s inschrijven in het land van oprichting.

Terugmeldplicht

Wwft-instellingen zijn verplicht een cliëntenonderzoek te doen. Zodra het UBO-register in werking treedt zijn deze instellingen verplicht het UBO-register in te zien en een uittreksel uit het UBO-register op te vragen en in het dossier te houden. Het hebben van dit uittreksel ontslaat een Wwft-instelling niet van de plicht om ook zelf onderzoek te doen naar de UBO. Indien tot de conclusie wordt gekomen dat er een verschil is tussen de UBO-gegevens uit het UBO-register en de gegevens in het dossier moet hier zelfstandig een melding van worden gedaan aan de Kamer van Koophandel.