Referenties inwinnen en verstrekken altijd geoorloofd?

Een potentiële werkgever wil referenties over een sollicitant inwinnen en benadert hiervoor de oud-werkgever. Mag dat zomaar? En wat moet u als oud-werkgever in zo’n situatie doen? Mag u informatie verstrekken en zo ja, welke informatie? Heeft u bepaalde verplichtingen? Loopt u risico’s?

Aansprakelijkheid

Als u als oud-werkgever ongevraagd informatie of niet noodzakelijke of onjuiste informatie verstrekt aan een potentiële werkgever kan dit aansprakelijkheid ten opzichte van de oud-werknemer opleveren.

Anderzijds kan het onthouden van noodzakelijke informatie onzorgvuldigheid en daarmee aansprakelijkheid ten opzichte van de nieuwe werkgever opleveren.

Toestemming

Op grond van de Algemene verordening gegevensverstrekking (AVG) mag de potentiële werkgever alleen informatie inwinnen en mag de oud-werkgever alleen informatie verstrekken als de sollicitant/oud-werknemer toestemming heeft gegeven.

Dat de potentiële werkgever geen informatie mag inwinnen zonder voorafgaande toestemming is ook vastgelegd in de NVP Sollicitatiecode. Veel ondernemingen maken gebruik van deze sollicitatiecode die een aantal basisregels beschrijft waaraan werkgevers (en sollicitanten) zich bij een sollicitatie dienen te houden.

Voorbeeld

Deze sollicitatiecode speelde ook een rol in een kwestie bij de Rechtbank Den Haag d.d.19 juni 2019. Een Universiteit was bezig met een sollicitatieprocedure voor de benoeming van een hoogleraar. Op de website van de Universiteit werd over de procedure vermeld dat de Universiteit gebonden is aan de NVP Sollicitatiecode. De wetenschappelijk directeur van de Universiteit had per e-mail een aantal academici benaderd over hun ervaringen met X. Op dit verzoek is gereageerd. De Rechtbank heeft geoordeeld dat de Universiteit onrechtmatig heeft gehandeld. Dat onrechtmatig handelen bestaat daaruit dat over X, gedurende de sollicitatieprocedure, informatie is verzameld buiten hem om en zonder zijn toestemming. Die verkregen informatie is bovendien gebruikt in de sollicitatieprocedure door (leden van) de benoemingsadviescommissie, evenwel zonder dit met X te bespreken of aan hem mee te delen. Dit is bovendien in strijd met de NVP Sollicitatiecode, die de Universiteit op deze sollicitatieprocedure van toepassing had verklaard.

Onnodige informatie

Er moet een correct beeld van de werknemer aan de potentiële werkgever worden verstrekt. Noodzakelijke informatie is informatie die van belang is voor het functioneren. Dit kan ook negatieve informatie zijn die er toe leidt dat de potentiële werkgever besluit af te zien van het in dienst nemen van de sollicitant. De vraag of informatie noodzakelijk is, is onder andere afhankelijk van de inhoud van de gestelde vragen door de potentiële werkgever, de ernst van bepaalde gedragingen, de aard van de functie, de belangen van derden, het tijdsverloop nadat zich bepaalde negatieve gebeurtenissen hebben voorgedaan en de eventueel getoonde verbetering.

Voorbeeld

Het verstrekken van onnodige informatie speelde een rol in een kwestie bij de Kantonrechter te Utrecht d.d. 1 februari 2012. Door de oud werkgever was aan de potentiële nieuwe werkgever meegedeeld dat in het verleden een integriteitsonderzoek was gedaan naar de betreffende sollicitant. Dat uit dat onderzoek bleek dat de sollicitant geen verwijt kon worden gemaakt, had de oud-werkgever niet vermeld. Door de mededeling over het integriteitsonderzoek door de oud-werkgever, kreeg de sollicitant de baan niet. De rechter vond de mededeling over het onderzoek onnodig en concludeerde dat sprake was van onrechtmatig handelen door de oud werkgever. Deze laatste was aansprakelijk voor de door de sollicitant geleden schade.

Belastende informatie

De vraag of belastende informatie mag worden verstrekt speelde een rol in een kwestie bij het Hof Arnhem-Leeuwarden d.d. 24 augustus 2018,. De oud-werknemer was invaldocent Duits. De school was er van op de hoogte geraakt dat de werknemer op zijn vorige school was ontslagen en dat dat ontslag te maken had gehad met het gedrag van de docent richting vrouwelijke docenten en leerlingen. Men voelde zich niet veilig. Vervolgens eindigde het dienstverband van de docent en solliciteerde hij bij weer een andere school. Zonder voorafgaand overleg gaf hij de vorige school op als referent. Doordat deze school een negatieve referentie verstrekte werd de docent niet aangenomen bij de nieuwe school. Het hof oordeelde dat bij het verstrekken van een referentie als uitgangspunt geldt dat zoveel mogelijk relevante informatie aan de potentiële werkgever mag – en zelfs moet – worden verstrekt. Relevante informatie is informatie die van belang is voor het functioneren van de sollicitant. Hieronder valt ook negatieve informatie die ertoe kan leiden dat de potentiële werkgever besluit om af te zien van het in dienst nemen van de sollicitant.

Resumerend

• Op grond van de Algemene verordening gegevensverstrekking (AVG) mag u alleen een referentie inwinnen of een referentie geven als de oud-werknemer toestemming heeft gegeven.
• Als de werknemer niet wil dat bepaalde (negatieve) informatie verstrekt wordt dan moet hij dat aan u kenbaar maken.
• U kunt zelf afwegen of u een referentie afgeeft. Er bestaat geen verplichting om een referentie af te geven.
• Als u een referentie verstrekt mag dit alleen informatie betreffen die direct verband houdt met de functie of de manier waarop de oud-werknemer zijn functie heeft vervuld
• U mag niet meer informatie geven dan noodzakelijk is en u moet aan de (potentiële) nieuwe werkgever een waarheidsgetrouw beeld geven. Daarbij moet u telkens een afweging maken tussen de belangen van de nieuwe werkgever bij een waarheidsgetrouw beeld en de belangen van de oud-werknemer/sollicitant.
• Geeft u ongevraagd, onnodige of onjuiste informatie waardoor de sollicitant wordt afgewezen dan kan de sollicitant schadevergoeding van u als oud-werkgever vorderen.

Conclusie

Win alleen informatie in indien u toestemming heeft gekregen van de sollicitant. Wordt u benaderd om een referentie te verstrekken, doe ook dat dan alleen indien u toestemming heeft gekregen van uw oud-werknemer. Verstrek een waarheidsgetrouw beeld en geef geen informatie die voor de betreffende vacature niet relevant is of waar niet om wordt gevraagd.