Inzage in en kopie van (volledige) personeelsdossier verstrekken?

Steeds vaker vragen werknemers in verband met een arbeidsconflict of een procedure om inzage in hun personeelsdossier of om een kopie daarvan. Als werkgever bent u gehouden van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Wat moet hier wel en niet in opgenomen worden en moet u de werknemer altijd op diens verzoek inzage geven of een kopie verstrekken?

Informatie die wel opgenomen mag worden

U mag niet willekeurig informatie in het personeelsdossier opnemen. De informatie die u opneemt moet echt nodig zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Doorgaans worden in het personeelsdossier de volgende gegevens opgenomen:

• NAW-gegevens, kopie van het ID-bewijs, Burgerservicenummer
• Sollicitatiebrief en CV, diploma’s/getuigschriften
• Een verklaring omtrent gedrag (VOG), indien van toepassing
• Een werk- of verblijfsvergunning bij buitenlands personeel
• Arbeidsovereenkomst/personeelshandboek
• Functiebeschrijving
• Overeenkomsten t.a.v. bedrijfseigendommen (bijvoorbeeld tablet/telefoon)
• Leaseautoregeling
• Salarisgegevens en pensioenadministratie
• Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
• Ontwikkelplannen
• Klachten/waarschuwingen
• Verlofoverzicht
• Ziekteverzuim

Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken mogen in een personeelsdossier worden bewaard, maar dat hoeft niet.

Informatie die niet opgenomen mag worden

Sommige persoonsgegevens mag u niet in het personeelsdossier opnemen zoals:

• informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap
• Medische gegevens

Toegang tot personeelsdossier

Het personeelsdossier bevat privacy-gevoelige informatie. Van u als werkgever wordt verwacht dat u daar vertrouwelijk mee om gaat. Alleen medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen uitvoeren, zoals leidinggevenden en personeelszaken, mogen daarom toegang hebben tot deze gegevens.

Datalek

Sinds 1 januari 2016 bent u verplicht om indien u te maken heeft met een datalek dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Van een datalek is sprake zodra het risico bestaat dat persoonsgegevens door onbevoegden worden misbruikt. Voorbeelden van een datalek zijn een inbraak in databestand door een hacker; een kwijtgeraakte USB-stick met persoonsgegevens; een gestolen laptop of inzage door een onbevoegde.

Inzage in/kopie van personeelsdossier

Op 25 juli 2018, ECLI:NL:2018:3624, heeft de rechter geoordeeld dat een personeelsdossier is aan te merken als een “bestand” in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarmee het personeelsdossier dus onder het toepassingsgebied van de AVG valt. Op grond van de AVG heeft de werknemer dus het recht om inzage te krijgen in zijn personeelsdossier en op de verstrekking van een kopie daarvan. Als een werknemer daarom vraagt, bent u verplicht hieraan mee te werken.

U dient binnen een maand de gevraagde informatie beschikbaar stellen. Een papieren kopie is niet noodzakelijk, ook een gangbare elektronische vorm is toegestaan.

Geen inzage/kopie van personeelsdossier

• Het moet om feitelijke gegevens gaan. Volgens vaste rechtspraak behoeven interne notities van leidinggevenden, met daarin hun persoonlijke gedachten niet verstrekt te worden.
• Het recht op inzage mag geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van anderen. Bij het verstrekken moeten de privacy rechten van andere werknemers veiliggesteld zijn.

Bekendheid

Recent heeft de Kantonrechter te Den Haag, 31 augustus 2018, ECLI:NL:RBDHA:2018:10910, bepaald dat bekendheid van de werknemer met gegevens in het personeelsdossier geen grond oplevert voor de werkgever om de stukken niet te verstrekken. Hieruit volgt dat een werknemer ook om een kopie van stukken kan vragen die al eerder zijn verstrekt. De betreffende werknemer had een conflict met zijn werkgever en in het licht daarvan was het voor hem van belang te weten wat er in zijn personeelsdossier zit. De werkgever wordt veroordeeld tot het verstrekken van een kopie van het personeelsdossier op straffe van een dwangsom.

Wijzigen/corrigeren

Een werknemer kan u ook vragen om gegevens te wijzigen of te verwijderen. U hoeft hier alleen gehoor aan te geven de als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.

Bewaartermijn

Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een werknemer dient u de gegevens te verwijderen zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Sommige gegevens dient u echter langer te bewaren:

• Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn dient u 7 jaar te bewaren.
• Loonbelastingverklaringen en een kopie van het ID-bewijs dient u 5 jaar te bewaren.

U mag gegevens langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.