Inhalen en verrekenen van min-uren

Veel bedrijven maken gebruik van een plus- en min-uren systematiek. Werknemers kunnen plus-uren opnemen door in rustige tijden minder uren te werken en de min-uren kunnen ze inhalen door in drukkere tijden meer uren te werken. Maar wat gebeurt er als een werknemer uit dienst gaat en er nog een groot saldo aan min-uren openstaat? Mag u dat als werkgever zonder meer verrekenen? En wat gebeurt er als er sprake is van een groot aantal min-uren door de lockdown? Kunt u uw werknemers verplichten om min-uren die zijn ontstaan tijdens de lockdown in te halen?

Definitie plus- en min-uren

In de wet is geen definitie opgenomen van plus- en min-uren. Desondanks is in een aantal CAO’s en in sommige arbeidsovereenkomsten wel iets over plus- en min-uren overeengekomen.

Doorgaans wordt uitgegaan van een gemiddelde arbeidsduur van de werknemer per jaar. Werkt een werknemer in een bepaalde periode meer uren (de zogenaamde plus-uren), dan kan de werknemer extra vrije tijd opnemen. Kan de werknemer een bepaalde periode de overeengekomen uren niet werken, dan bouwt hij zogenaamde min-uren op. De werknemer moet de niet gewerkte uren dan op een later moment inhalen. Ongeacht het aantal gewerkte uren ontvangt de werknemer steeds hetzelfde salaris.

Verder is in een aantal CAO’s bepaald dat de min-uren niet oneindig blijven staan. Indien de min-uren niet binnen een bepaalde periode zijn ingehaald, vervallen ze en zijn ze voor rekening van de werkgever. Daarnaast is vaak bepaald of en wanneer een werknemer openstaande min-uren bij het einde van het dienstverband moet terugbetalen.

Verrekenen openstaande min-uren bij einde arbeidsovereenkomst

Soms komt het voor dat een werknemer uit dienst gaat terwijl er nog een groot saldo aan min-uren openstaat. Mag u dat als werkgever zonder meer verrekenen? We bekijken deze vraag aan de hand van een praktijkvoorbeeld.

Eindarrest Hof Arnhem-Leeuwarden (ECLI:NL:GHARL:2021:249)

Over de vraag of min-uren per einde dienstverband voor rekening van de werknemer komen is op 12 januari 2021 een eindarrest door het Hof Arnhem-Leeuwarden gewezen. Dit arrest ging om een werknemer die in juni 2016 in dienst was getreden op basis van een arbeidsovereenkomst van gemiddeld 30 uur per week. Later werd de omvang op haar verzoek uitgebreid naar 35 uur per week. In december 2016 sprak zij met haar werkgever af dat ze vanwege haar opleiding tijdelijk niet op vrijdag zou werken en dat ze die uren in de avond of het weekend zou inhalen. Uiteindelijk werden deze uren niet ingehaald en dat zorgde ervoor dat zij in januari 2018 ruim 111 min-uren had staan. Een jaar later, tegen mei 2019, zei ze haar arbeidsovereenkomst op. De werkgever zei dat zij haar min-uren nog moest inhalen, maar het tijdsbestek was daarvoor nog te kort. Bovendien raakte de werkneemster arbeidsongeschikt waardoor zij niet meer in staat was deze uren in het halen. De werkgever verrekende de min-uren in de eindafrekening.

Het Hof heeft geoordeeld dat het grootste deel van de min-uren niet verrekenend mag worden. De werkgever heeft pas op 22 januari 2018 voor het eerst de stand van de min-uren doorgegeven. Daarom kan zij geen aanspraak meer maken op het inhalen van min-uren die geruime tijd eerder waren ontstaan. Alleen de min-uren die kort daarvoor waren ontstaan – waarbij het hof de grens legt bij 1 november 2017 – mocht de werkgever nog in de eindafrekening betrekken. Het gaat om 12 uur in de maand november 2017 en 9 uur in de maand december 2017. De werknemer had op 22 januari 2018 tot het reguliere einde van de arbeidsovereenkomst nog wel mogelijkheden om die uren in te halen.

Het Hof overweegt hiertoe dat de wet, artikel 7:628 BW, bepaalt dat een werknemer recht op loon behoudt indien hij de arbeid niet heeft verricht door een oorzaak die voor rekening komt van de werkgever. Het komt voor rekening van de werkgever dat de werknemer deze uren uiteindelijk niet heeft gewerkt. De min-uren mogen daarom niet verrekenend worden met de eindafrekening. De werkgever heeft het namelijk laten gebeuren dat de werknemer een dergelijk stuwmeer aan min-uren heeft opgebouwd. Van een werkgever wordt verwacht dat hij tijdig en adequaat handelt wanneer er een saldo aan min-uren ontstaat, bijvoorbeeld door de werknemer tijdig extra in te plannen. Als verweer stelde de werkgever dat de werknemer zelf haar werkrooster maakte/bepaalde en een eigen verantwoordelijkheid had voor het inplannen van min-uren. Dit mocht alleen niet baten. Van een goed werkgever mag namelijk worden verwacht dat deze zo nodig aanstuurt op beheersing van het aantal min-uren. Juist om te voorkomen dat er een poel van min-uren ontstaat. De werkgever had haar eerder en ondubbelzinnig schriftelijk moeten aanspreken op haar plicht de min-uren in te halen. Nu het bewijs dat de stand van de min-uren tijdig is medegedeeld niet is geleverd, is de verrekening slechts beperkt toegestaan. Namelijk alleen voor de min-uren van november en december 2017.

Wat betekent dit voor u als werkgever?

Maakt u gebruik van een plus- en min-uren systematiek? Zorg er dan voor dat werknemers maandelijks op de hoogte zijn van het saldo en zorg ervoor dat de uren waar mogelijk door een goede inroostering ook daadwerkelijk zoveel als mogelijk kunnen worden opgenomen of kunnen worden ingehaald. Is er dan niettemin per einde dienstverband nog sprake van een negatief saldo, dan kan verrekening plaatsvinden.

Inhalen min-uren door lockdown

Door de coronacrisis en de daarmee samenhangende maatregelen, waaronder de lockdown, zijn er heel wat werknemers die te maken hebben met een groot aantal min-uren. Moeten die uren ingehaald worden? We bekijken deze vraag aan de hand van een praktijkvoorbeeld.

Vonnis Rechtbank Gelderland (ECLI:NL:RBGEL:2021:3414)

Over de vraag of min-uren die zijn ontstaan tijdens de lockdown later ingehaald moeten worden is op 5 juli 2021 een vonnis van de Rechtbank Gelderland gewezen. Dit vonnis ging over Winkelketen Wibra, die vanwege de lockdown vanaf 15 december 2020 haar winkels moest sluiten. Als gevolg daarvan konden werknemers gedurende een langere periode niet of minder uren werken. Hierdoor zijn min-uren ontstaan.

Wibra is van mening dat haar werknemers, nu de winkels weer geopend zijn, deze min-uren moeten inhalen. De werknemers kunnen zich hier niet in vinden en zijn een kort geding gestart. In het kort geding vordert de FNV namens de werknemers dat de min-uren, die als gevolg van de lockdown zijn ontstaan, moeten vervallen. De Voorzieningenrechter heeft deze vordering afgewezen.

Wibra beroept zich op bepalingen in de CAO Retail Non-Food. Hierin is bepaald dat een flexibele inzet mag worden afgesproken, waarbij een gemiddelde arbeidsomvang wordt overeengekomen (de basisuren). De werkgever kan de medewerker verplichten om wekelijks tot maximaal 35% meer of 35% minder arbeidsuren te werken ten opzichte van de basisuren.  Deze plus- en min-uren worden geregistreerd over een periode van (steeds) twaalf maanden. De werknemers ontvangen maandelijks een overeengekomen vast bedrag aan loon, ook als er geen werk beschikbaar is.

De FNV heeft zich op het standpunt gesteld dat het loon, op grond van artikel 7:628 lid 1 BW, moet worden doorbetaald wanneer er geen werk is, tenzij het niet werken in redelijkheid voor rekening van de werknemer moet komen. Het risico van het niet kunnen werken tijdens de verplichte winkelsluiting mag niet bij de werknemers worden gelegd. Een beding, gebaseerd op artikel 4 van de CAO, dat afwijkt van deze regel is nietig. De Voorzieningenrechter gaat niet mee in dit standpunt. In de arbeidsovereenkomst is verklaard dat de CAO van toepassing is. Daarmee is tussen Wibra en de werknemers overeengekomen dat zij een gemiddeld aantal uren per week moeten werken waarvoor de werknemers maandelijks een overeengekomen vast bedrag aan loon ontvangen, ook als er geen werk beschikbaar is. Wibra heeft de lonen ook steeds volledig voldaan, ook toen de winkels tijdelijk waren gesloten en de omzet wegviel.

De FNV heeft zich hiernaast op het standpunt gesteld dat het verrekenen van de min-uren in strijd is met het bepaalde in artikel 7:636 lid 1 jo. 7:635 lid 1 sub d BW op grond waarvan dagen waarop werknemers niet hebben gewerkt slechts als vakantie worden aangemerkt als de werknemer daarmee instemt. De Voorzieningenrechter gaat aan dit standpunt voorbij nu iedere onderbouwing daarvan achterwege is gebleven en Wibra betwist dat er ten nadele van werknemers wordt getornd aan de opbouw van vakantie-uren en/of het recht om vakantie op te nemen.

Tenslotte heeft de FNV zich op het standpunt gesteld dat Wibra als “goed werkgever” geen min-uren kon schrijven voor de uren die zij op grond van de NOW-regeling gecompenseerd heeft gekregen of krijgt. De Voorzieningenrechter geeft aan dat de FNV hiermee miskent dat de NOW door Wibra volledig is aangewend voor de betaling van de overeengekomen basislonen van de werknemers, ook in de periode dat zij niet hebben gewerkt.

Resumerend kan Wibra haar werknemers dus houden aan de afspraak om per jaar een gemiddeld aantal uren te werken. Het inhalen van min-uren gedurende de rest van het jaar, met in achtneming van de bandbreedtes van de CAO zal niet tot een onaanvaardbaar resultaat leiden. Het winkelpersoneel hoeft gemiddeld over de resterende weken van 2021 slechts 40 minuten aan min-uren boven het aantal basisuren te werken.

Wat betekent dit voor u als werkgever?

Valt u als werkgever onder de CAO Retail Non Food en maakt u gebruik van de min-urenregeling? Dan kunt u uw werknemers, binnen de grenzen van de min-urenregeling, verplichten om min-uren die zijn ontstaan tijdens de lockdown in te halen. Dit geldt echter niet zonder meer voor werkgevers in andere branches. Heeft u als werkgever geen CAO of arbeidsovereenkomst die in een min-urenregeling voorziet? Dan zullen de min-uren vanwege de lockdown in beginsel voor uw eigen rekening en risico zijn.