Vergaderen in crisistijd: Noodwet COVID-19

De gevolgen van het coronavirus zijn overal zichtbaar. Door de zogenoemde intelligente lockdown en beperkingen op samenkomen heeft het virus ook invloed op de mogelijkheid tot het houden van fysieke vergaderingen van bijvoorbeeld een vennootschap of een vereniging. Zodoende treffen het virus en de getroffen maatregelen ook het ondernemingsrecht. Teneinde een oplossing te bieden voor deze problematiek is de ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’ in ontwikkeling. Welke mogelijkheden biedt deze tijdelijke wet? En is er op dit moment een alternatief om toch te vergaderen?

Tijdelijke wet COVID-19: Vergaderen zonder fysieke vergadering

De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid maakt bijeenkomsten op een andere wijze dan de wet nu noemt mogelijk. Bijvoorbeeld het houden van een algemene vergadering van leden/aandeelhouders via videobellen. Hiermee kan een vergadering plaatsvinden zonder risico’s op verdere verspreiding van het virus. Digitale vergaderingen zijn in ieder geval mogelijk voor de vereniging, coöperatie, naamloze vennootschap en de besloten vennootschap.

Met deze tijdelijke wet is het voor een algemene (leden-)vergadering toch mogelijk belangrijke besluiten te nemen. Daarbij kan worden gedacht aan besluiten ten aanzien van benoeming, ontslag en/of décharge van bestuurders, maar ook aan de vaststelling van de jaarrekening of een besluit tot uitkering van dividend.

Voor een digitale vergadering geldt wel een aantal voorwaarden:

• De vergadering moet voor alle leden/aandeelhouders te volgen zijn.
• Alle leden/aandeelhouders moeten tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering de mogelijkheid hebben gehad schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over onderwerpen die op de agenda staan.
• De ingebrachte vragen moeten tijdens de vergadering worden beantwoord, waarna de antwoorden nageslagen moet kunnen worden door de leden/aandeelhouders (via website of ander elektronisch communicatiemiddel).
• Vanwege het digitale karakter van de vergadering mag het bestuur bepalen dat alleen via elektronische middelen mag worden gestemd.

Zoals de naam al zegt, is de wet tijdelijk van aard. De wet vervalt dan ook op 1 juni 2022 (naar aanleiding van verleende verlengingen), tenzij bij koninklijk besluit een andere datum wordt bepaald. Op 21 april 2020 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel aanvaard, vervolgens is de wet bij Koninklijk besluit in werking getreden.

Het reeds bestaande alternatief: stemmen buiten vergadering

Door de intelligente lockdown is het vooral voor verenigingen of vennootschappen met veel leden/aandeelhouders lastig samen te komen. Een alternatief is het stemmen buiten vergadering.

Voor de besloten vennootschap voorziet de wet hier al in. De statuten van de rechtspersoon zal hier hoogstwaarschijnlijk een bepaling voor bevatten. Het is dan mogelijk buiten vergadering besluiten te nemen, maar hiervoor gelden strengere voorwaarden dan onder de Tijdelijke wet COVID-19:

• Alle vergadergerechtigden moeten akkoord zijn met besluitvorming buiten vergadering.
• Alle stemmen moeten schriftelijk uitgebracht worden, waarbij het mogelijk is dit digitaal te doen (tenzij de statuten anders bepalen).
• Het bestuur (en de commissarissen) moet in de gelegenheid gesteld te zijn advies uit te brengen voordat wordt gestemd.

Dit alternatief is voornamelijk een papieren ronde en wordt met name gebruikt bij besloten vennootschappen met maar één, of enkele aandeelhouders, omdat elke vergadergerechtigde akkoord moet zijn met deze manier van besluitvorming.

Tot slot

De overheid biedt met de ‘Tijdelijke wet COVID-19’ rechtspersonen nieuwe mogelijkheden. Ook reeds bestaande wetten en statuten bieden een mogelijkheid niet-fysiek te vergaderen. De intelligente lock-down leidt in ieder geval tot creatieve oplossingen en mogelijkheden in ons digitale tijdperk.

Heeft u vragen over vergaderen in deze crisistijd? Of heeft u een andere ondernemingsrechtelijke vraag? Neem dan contact op met mr. Niek Heessels of een van de andere ondernemingsrechtspecialisten.