Thuiswerken toestaan of niet?

Bijna drie miljoen mensen in Nederland werken wel eens of vaker vanuit huis. Vooral managers, IT-medewerkers en mensen in creatieve beroepen zijn thuiswerkers. Maar moet je dit als werkgever zomaar toestaan? Hoe moet de werkplek er thuis uit zien? En hoe controleer je wat de werknemer doet?

Voor- en nadelen

Vroeger noemden mensen wat we nu kennen als thuiswerken telewerken. Pas eind jaren negentig werd thuiswerken gangbaar. Inmiddels is Europa koploper in het aantal thuiswerkers.

Van de thuiswerkers zelf  zijn de meesten ervan overtuigd dat ze thuis meer werk verzetten dan op kantoor. Dat zou vooral komen door de grote, open kantoorruimtes waar mensen last hebben van elkaar. Als er iemand praat of belt, hoort iedereen dat. Bijkomend voordeel is dat het beter is voor het milieu doordat er geen woon-werkverkeer is.

Aan de andere kant zou thuiswerken zorgen voor minder cohesie met collega’s, minder verbondenheid met de werkgever, minder opdrachten en verkleint het de kans op promotie omdat men minder zichtbaar is.

Verzoek om thuis te werken

Uiteraard kunnen werkgever en werknemer bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst al afspraken maken over thuiswerken.  Op grond van de Wet flexibel werken (Wfw) kunnen werknemers tijdens het dienstverband aan de werkgever verzoeken om hun arbeidsplaats aan te passen en om aldus voortaan thuis te werken. Deze mogelijkheid bestaat alleen voor werknemers die in dienst zijn bij een werkgever met meer dan 10 werknemers.

• Als een werknemer een aanpassing wil dan moet hij een schriftelijk verzoek indienen bij zijn werkgever. Dit verzoek moet tenminste 2 maanden voor het tijdstip van de beoogde ingangsdatum worden gedaan.
• De aanpassing kan pas ingaan als de werknemer tenminste 26 weken bij de werkgever in dienst is geweest.
• De werkgever moet met de werknemer overleggen over het verzoek
• Toekenning of afwijzing van het verzoek moet schriftelijk gebeuren. Daar waar een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur of werktijd alleen mag worden afgewezen als de werkgever zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen heeft geldt dat niet voor aanpassing van de arbeidsplaats. Wel zal de werkgever in de afwijzing goed moeten kunnen motiveren waarom dit niet is toegestaan. Veel gebruikte redenen zijn: het is niet veilig of de plek waar u wilt werken is niet geschikt voor uw werk, het geeft problemen met het werkrooster of het werk kan niet ergens anders worden gedaan.
• De werkgever moet uiterlijk 1 maand voor de ingangsdatum reageren op het verzoek. Doet hij dit niet dan mag de werknemer gaan werken zoals in het verzoek staat.
• Als de werkgever het verzoek weigert, moet de werknemer 1 jaar wachten voordat hij een nieuw verzoek mag doen.

Arbo

Als de werknemer toestemming krijgt om thuis te werken dan is zijn huis voortaan (deels) zijn werkplek. In dat geval moet worden nagegaan of de werkplek voldoet aan de arbo-wetgeving. De werkgever heeft de verplichting te zorgen voor een veilige (en gezonde) werkplek (zoals bureau, stoel, verlichting, beeldscherm) en de kosten daarvan komen voor rekening van de werkgever. Heeft de thuiswerkende werknemer al een goed ingerichte arbeidsplaats, dan hoeft de werkgever daar niet aan bij te dragen. De werkgever kan door de arbeidsdeskundige laten controleren of de werkplek veilig is..

Voldoet de werkgever hier niet aan dan bestaat het risico dat de inspectie SZW een bestuurlijke boete op legt. Zij mag thuiswerkplekken controleren.

De werkgever riskeert ook civielrechtelijke aansprakelijkheid op grond van artikel 7:658 BW bij overtreding van arbo-verplichtingen. Zo stelde een werkneemster haar werkgever aansprakelijk voor RSI door werkzaamheden thuis. Geoordeeld is dat de werkgever niet aan zijn zorgplicht heeft voldaan door niet te zorgen voor een ergonomische werkplek.

Controle

Hoe kan de werkgever nu controleren of de werknemer thuis zijn taken naar behoren uitvoert? Dat is gemakkelijk als afgesproken taken gewoon moeten worden afgerond, maar sommige functies lenen zich hier niet voor. De werkgever zal hier goed over na moeten denken.

Beëindigen thuiswerken

Als het thuiswerken niet via een Wfw verzoek is ingevoerd maar al was overeengekomen in de arbeidsovereenkomst kan dit op grond van goed werkgever- of werknemerschap gewijzigd worden. In een kwestie die speelde bij Hof Amsterdam was de thuiswerkdag door de werkgever tijdelijk ingetrokken vanwege een verbetertraject. Het Hof vond dat de werkgever de thuiswerkdag terecht had beëindigd en dat werknemer zich zeer inflexibel opstelde. Er werd ontbonden op grond van een verstoorde arbeidsverhouding. Is het thuiswerken na een WfW-verzoek ingevoerd dan zal de werkgever zwaarwegende belangen moeten aanvoeren om het thuiswerken te beëindigen.

Thuiswerkovereenkomst

Als het gaat om regels op het gebied van arbeidsvoorwaarden wordt geen onderscheid gemaakt tussen werknemers die op kantoor werken en werknemers die thuis werken. De werknemer die thuis werkt heeft dus een normale arbeidsovereenkomst. Het verdient wel aanbeveling om naast de arbeidsovereenkomst een thuiswerkovereenkomst op te stellen waarin de gemaakte afspraken over thuiswerk zijn opgenomen. Gedacht kan worden aan het aantal dagen dat de werknemer thuis werkt, de wijze waarop de thuiswerkplek moet worden ingericht, toestemming om te controleren of het werk wordt uitgevoerd en of de thuiswerkplek voldoet,  aansprakelijkheid en omstandigheden waaronder het thuiswerken kan worden beëindigd. Voorts is het van belang om vast te leggen of verstrekte voorzieningen worden vergoed.