Steeds vaker vragen werknemers in verband met een arbeidsconflict of een procedure om inzage in hun personeelsdossier of om een kopie daarvan. Als werkgever bent u gehouden van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Wat moet hier wel en niet in opgenomen worden en moet u de werknemer altijd op diens verzoek inzage geven of een kopie verstrekken?
U mag niet willekeurig informatie in het personeelsdossier opnemen. De informatie die u opneemt moet echt nodig zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Doorgaans worden in het personeelsdossier de volgende gegevens opgenomen:
Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken mogen in een personeelsdossier worden bewaard, maar dat hoeft niet.
Sommige persoonsgegevens mag u niet in het personeelsdossier opnemen zoals:
Het personeelsdossier bevat privacy-gevoelige informatie. Van u als werkgever wordt verwacht dat u daar vertrouwelijk mee om gaat. Alleen medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen uitvoeren, zoals leidinggevenden en personeelszaken, mogen daarom toegang hebben tot deze gegevens.
Sinds 1 januari 2016 bent u verplicht om indien u te maken heeft met een datalek dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Van een datalek is sprake zodra het risico bestaat dat persoonsgegevens door onbevoegden worden misbruikt. Voorbeelden van een datalek zijn een inbraak in databestand door een hacker; een kwijtgeraakte USB-stick met persoonsgegevens; een gestolen laptop of inzage door een onbevoegde.
Op 25 juli 2018, ECLI:NL:2018:3624, heeft de rechter geoordeeld dat een personeelsdossier is aan te merken als een “bestand” in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarmee het personeelsdossier dus onder het toepassingsgebied van de AVG valt. Op grond van de AVG heeft de werknemer dus het recht om inzage te krijgen in zijn personeelsdossier en op de verstrekking van een kopie daarvan. Als een werknemer daarom vraagt, bent u verplicht hieraan mee te werken.
U dient binnen een maand de gevraagde informatie beschikbaar stellen. Een papieren kopie is niet noodzakelijk, ook een gangbare elektronische vorm is toegestaan.
Geen inzage/kopie van personeelsdossier
Recent heeft de Kantonrechter te Den Haag, 31 augustus 2018, ECLI:NL:RBDHA:2018:10910, bepaald dat bekendheid van de werknemer met gegevens in het personeelsdossier geen grond oplevert voor de werkgever om de stukken niet te verstrekken. Hieruit volgt dat een werknemer ook om een kopie van stukken kan vragen die al eerder zijn verstrekt. De betreffende werknemer had een conflict met zijn werkgever en in het licht daarvan was het voor hem van belang te weten wat er in zijn personeelsdossier zit. De werkgever wordt veroordeeld tot het verstrekken van een kopie van het personeelsdossier op straffe van een dwangsom.
Een werknemer kan u ook vragen om gegevens te wijzigen of te verwijderen. U hoeft hier alleen gehoor aan te geven de als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.
Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een werknemer dient u de gegevens te verwijderen zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Sommige gegevens dient u echter langer te bewaren:
U mag gegevens langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.
Den Haag branch
Laan van Nieuw Oost-Indië 25A
2593 BJ Den Haag
Postbox 80504
2508 GM Den Haag
Phone: 088 - 336 88 00
Delft branch
Poortweg 4 (entrance)
2612 PA Delft
Postbox 80504
2508 GM Den Haag
Phone: 088 - 336 88 00
Naaldwijk branch
Tiendweg 14
2671 SB Naaldwijk
Postbox 399
2670 AK Naaldwijk
Phone: 088 - 336 88 00
